秘书沟通中的语言艺术论

关于秘书的语言艺术，学界已有一定研究。笔者以“语言艺术”为主题并含“秘书”为关键词在中国知网上进行精确检索（检索时间为2020年7月11日），共得到9条结果，全为期刊论文。可见，有关秘书语言艺术的成果不仅数量少，而且多是探讨秘书的口头语言艺术，缺乏研究的全面性和系统性。为此，笔者根据秘书工作的实际情况，构筑秘书的语言体系，并针对不同的秘书语言探讨其实际运用中存在的问题及艺术性运用的方法。

一、秘书语言的体系及沟通中存在的问题

沟通能力是秘书的重要核心能力之一。良好高效的沟通在很大程度上取决于秘书运用语言的艺术。以往我们较多关注的是沟通中的书面语言和口头语言，但表情、体态、服饰等（笔者将这些传统的所谓非语言纳入到秘书语言体系之中）如果运用行当，也能在沟通中起到较好的效果。

全面系统考察秘书工作中的语言运用情况，秘书的语言可分为有声语言和无声语言两大类。有声语言即口头语言，而无声语言则包括书面语言、表情语言、服饰语言、体态语言。秘书工作中离不开有声语言和无声语言的运用，许多秘书工作中出现的问题大都与语言沟通不当有关。

秘书书面语言的运用主要体现在各种应用文的写作中。在书面沟通中最容易出现的问题，表现为应用文文种混淆、用词不当、语句杂糅等。现在许多年轻秘书多是高等院校相关专业（秘书学、汉语言文学、行政管理等）毕业，尽管接受过一定的应用文写作训练，但由于精通应用文写作的专业师资短缺，多是其他专业的兼任教师，自身往往缺乏应用文写作的实践经验，同时学生的学习又与实践脱节，造成他们在进行应用文写作时半生不熟，问题多多，很难做到逻辑清晰、要素齐全、简洁达意。

秘书口头语言可以反映秘书的情商、应变能力等修养。目前，秘书在工作中普遍存在着“不说”或“多说”的问题。“不说”指秘书在工作中缺乏主观能动性和积极性，信奉“沉默是金”，这类秘书看似谨慎小心，实则过于被动。“多说”的秘书则过于主动，不分场合，说话过多，忘了自己的辅助者身份。此外，秘书口头语言的运用还与心理素质有关，如有的秘书因自身工作经验不足，在汇报工作时较为胆怯，不仅说话音量小，目无表情，显得呆板，而且极易出现逻辑不清、要点散乱的现象；有的秘书在遇到突发情况时容易惊慌失措，不能很好地用言语稳定场面。

秘书部门是一个组织的窗口和门面，因而要求秘书具有良好的形象，而秘书的表情语言、服饰语言、体态语言则是秘书形象的外在表现。

秘书表情语言在不同场合的恰当运用，不仅能够传达一定的信息，而且在沟通中能起到良好的效果。如说话时注视对方的眼睛以示尊重；在与对方交流时，微笑着倾听，耐心地解答。如此，能使双方的沟通处在一个愉悦的环境之中。但在实际工作中，有的秘书易受不良情绪控制，将之带入人际沟通中，造成沟通障碍；有的秘书由于心理素质差，汇报工作或和领导说话时总是习惯看向地板或天花板。表情语言在沟通中的重要性看似不及口头语言，实则起着十分重要的作用。

服饰语言和体态语言看似与秘书的具体业务工作关联不大，却能成为秘书的“加分项”。一个穿着优雅、体态端庄的秘书不仅容易得到领导的赏识，而且在人际沟通中更容易获得对方的信任。因而秘书要具备基本的服饰语言艺术，知晓不同场合的不同着装要求，穿着大方得体；同时要有较强的体态意识，注意自身的体态语言。如有的年轻秘书缺乏对“站、立、行”等体姿的了解，在工作时含胸驼背，走路习惯发出异响，在领导面前着装不正、体态不端，显得形象不佳。

二、秘书沟通中语言艺术的运用

秘书在沟通中需要使用不同的语言或多种语言结合使用。因此，根据不同秘书语言的特点，掌握秘书语言的运用艺术，是正确使用秘书语言的关键。

（一）秘书有声语言运用艺术

秘书传达领导意图，汇报工作、提出意见建议以及接待来访等，都要大量使用口头语言进行沟通，因而口头语言在秘书工作中运用比例最高。秘书口头语言运用场景众多，极其讲究灵活性、原则性、逻辑性与多样性。灵活性要求秘书能够在不同的语境下灵活应变，适时发言。原则性要求秘书注意口头语言使用的“度”，不应逾越自身的职业角色。逻辑性则要求秘书的口头语言具有条理性，这是秘书专业素养的重要体现。多样性其实是灵活性的一个前提，因为秘书口头语言的风格多种多样，或庄重典雅，或意味深长，或风趣幽默，可以在不同场景针对不同对象灵活切换相应的口头语言，并充分体现口头语言的情感性，注意说话时的音量大小、声调高低、语速快慢等因素，追求口头语言最佳的表达效果。

（二）秘书无声语言运用艺术

秘书无声语言涵盖的范围较广，主要包括书面语言、表情语言、服饰语言和体态语言。

书面语言与秘书工作形影不离，是秘书语言中极为重要的部分。一个称职的秘书，既要熟练撰写各类常用的应用文，又要在写作中重视表达的艺术。“书面语言的表达既要做到‘表之于外’，又要做到‘达及他人’，可见，表达存在于表达者和理解者之间，只有做到表达与理解的统一，才能完成整个交际过程，才能达到理想的交际效果。”“表之于外”“达及他人”仅仅是最基本的要求，秘书书面语言的运用还要注意以下要求：一是书面语言的严肃性与准确性。秘书书面语言表达具有严肃性，不能使用自己生活中习惯的表达方式；同时要注意传达信息的准确性，包括文体的准确性、用词的准确性，以及时间、日期、人名、地名的准确性等。二是书面语言的整齐性与简洁性。如公文的撰写一般要求简洁明了。“浓缩精粹之美。通过省略、浓缩等办法，把公文用语写得十分精粹，做到言简意赅，文约事丰，简明扼要，这又是公文用语的美好之处。”同时，在公文的小标题、正文的某一部分或某些部分中，句式一致、语气一致，可以产生一种强烈的修辞效果。

此外，秘书在工作时要有明确的“角色”意识，清楚自己的工作职责。表情语言、体态语言、服饰语言都要做到端庄、得体、大方。在工作时表情温和，不失态；服装优雅，不暴露；体态自然舒展，不弯腰驼背。秘书的外在形象是个人修养的体现，也是内在气质的外露，良好的外在形象可以给人留下良好的印象。

需要指出的是，秘书在工作中，不可能仅使用有声语言而脱离无声语言，也不会只运用无声语言而忽视有声语言，许多时候是有声语言与无声语言的结合运用。

三、秘书语言艺术的修炼

秘书语言艺术的养成不是一朝一夕的事，需要持续不断修炼。

（一）秘书口头语言艺术的修炼

秘书在工作中，口头语言运用最多；面对秘书工作任务的多样性和复杂性，口头语言活学活用的艺术性要求更高。秘书要提高口头语言表达水平，可以通过多读多看多练的方式来实现。

秘书工作需要广博的知识，“上知天文地理，下知鸡毛蒜皮。”秘书通过广泛的阅读，不仅可以开阔自己的眼界，观察思考问题也会更有深度，口头表达也会更有条理、更为简洁。

要真正提高自己口头语言的艺术素养，秘书还可以在工作中细心观察领导和其他人员在会客、汇报工作、与群众接触时是如何交谈的。通过观察他人的说话技巧，发现自身的不足，不断提高自己的说话水平。

秘书想要谈吐自如，镇定自若，可以在生活中勤练说话。例如可以进行演讲练习，也可以朗读文章，这可以帮助秘书锻炼说话时的情感，也可增加秘书的胆量，提高心理素质。又如秘书在日常工作中会经常面对领导的诘问、群众的疑问，因此，可以参加一些辩论活动，锻炼自身的辩证思维能力和机智应对能力。再如，秘书可在工作生活中寻找与不同对象说话的机会，以便在不同的场景中领悟不同的说话技巧。

（二）秘书书面语言艺术的修炼

秘书书面语言的运用，主要体现在各类常用应用文的写作中。秘书要提高应用文写作水平，同样需要多看多改多练。

书面语言虽不同于口头语言，但书面语言可通过观摩借鉴的方式来学习。秘书可寻找一些优秀的应用文范文，仔细研究文种之间的差异，进而在实际工作中熟练地选择合适的文种。同时，应用文多数有固定的结构模式，但不可完全生搬硬套，要注意适用性。此外，应用文一般都有一些专有词汇，秘书平时在阅读中要多加积累并在写作中正确运用。要真正提高自己的应用文写作水平，光读是不够的，一定要多改多练。可以找一些应用文的病文（自己的或他人的）进行修改，分析修改的原因及修改后达到的效果。当然，提高应用文写作能力，只有实际的写作练习才有更好的效果。特别对于新秘书而言，可以在工作中寻找机会进行写作练习，这种实战型训练效果更好。

（三）表情语言、服饰语言、体态语言艺术的修炼

表情语言、服饰语言、体态语言都是无声语言，却能让人从外表领悟其“有声之言”。

掌握表情语言艺术，秘书必须领会每一种表情语言的普遍含义，并了解表情语言在不同场合的运用情况。秘书在工作中使用的表情语言，必须在大众理解范围之内，不能赋予只有自身理解的特殊含义，以便让对方明了你要表达的态度。同时，要注意表情语言使用的场合，如微笑是一种很好的表情语言，但在十分严肃的场合就不宜微笑；在同事面前可以嬉笑表示亲和力，但在领导面前就绝对不允许。因此，掌握表情语言的含义和不同场合的使用要求，是提高表情语言艺术修养的关键。

服饰包括秘书所穿的服装以及所佩戴的饰物。秘书是领导身边的人物，某种程度上代表着领导的形象。因此要提升自身的服饰语言艺术，就应该遵循一般的穿着规则：根据自身的年龄、性别、爱好、场合以及季节的不同选择穿着。例如，女秘书的穿着应显端庄优雅，男秘书的穿着应偏向于成熟稳重。饰物的佩戴，不应过于夸张，美观、大方即可。

相对而言，在秘书语言中最易忽视的是体态语言。秘书应注意不同场合自身的仪态，在站立时应摆正头，挺直背部，收小腹，挺胸收臀；腿部要并拢，脚后跟贴紧，脚尖稍向外撇。在坐立时则需要讲究“稳”，特别是坐在沙发上时，双肩应平正放松，两手自然放置于腿上，或是掌心朝下并将手臂弯曲放在沙发扶手上；可以翘腿，但脚尖不可上挑。不管是男性秘书还是女性秘书，都绝对不允许抖腿。此外，秘书行走时的步伐大小，可以根据自身的身高加以调整：身高者，步伐就可稍大些；反之，身矮者，步伐就迈小些。体态语言同其他语言一样，也需要日复一日练习，方可达到要求。