一、调研目的
档案是记录社会活动和历史变迁的重要载体，是单位和个人权益、社会管理、科学研究等方面不可或缺的信息资源。档案规范化管理是指按照国家法律法规和行业标准，采取科学合理的方法和措施，对档案从形成、收集、整理、保管到利用等各个环节进行有效地组织和控制，以保证档案的真实性、完整性、可靠性和可用性。
档案规范化管理可以提高工作效率和档案利用率，也是实现档案管理现代化的重要基础，具有重要意义。为了了解我校档案工作现状，找出存在的问题和不足，提出改进措施和建议，促进我校档案事业健康发展，特开展了本次调研。
二、调研内容
本次调研主要涉及以下内容：
我校档案管理机构设置、人员配备、职责分工等情况；
我校各类档案（包括纸质档案和电子档案）形成、收集、整理、保管、利用等环节的具体操作流程及其执行情况；
我校各类档案（包括纸质档案和电子档案）数量、质量、安全等方面的统计数据及其分析；
我校与上级主管部门及其他相关单位在档案工作方面的沟通协作情况；
我校在推进数字化转型过程中遇到的困难与挑战；
我校在加强文化建设中发挥档案资源优势情况。
三、调研方法
本次调研采用了以下方法：
查阅相关文件资料：包括国家法律法规及行业标准；我校相关制度规定；我校近年来关于档案工作的文件资料；
发放调研问卷：向我校各部门、院系、教师、学生等不同对象发放了针对性的调研问卷，共收回有效问卷300份；
实地走访调查：对我校档案馆、图书馆、信息中心等档案管理相关单位进行了实地走访，观察了档案管理设施设备、档案存储环境、档案利用服务等情况，与相关负责人和工作人员进行了深入交流；
座谈讨论会：邀请了我校领导、档案管理部门负责人、专家学者等参加了座谈讨论会，听取了他们对我校档案工作的意见和建议。
四、调研结果
通过上述方法，我们得到了以下调研结果：
我校档案管理机构设置基本合理，但人员配备不足，职责分工不明确。我校设有专门的档案馆负责全校纸质档案的收集整理保管利用工作，但其下属只有两个科室（业务科和技术科），共有工作人员8名，其中专业技术人员5名。这样的配置显然不能满足我校日益增长的档案工作需求。同时，由于缺乏统一的指导和监督机制，各部门院系在电子档案管理方面存在较大差异，有些部门院系没有专门负责电子档案管理的人员或设备，导致电子档案形成收集整理保管利用等环节缺乏规范和有效性。
我校纸质档案管理流程基本符合国家法律法规和行业标准要求，但电子档案管理方面存在较大差异，有些部门院系没有专门负责电子档案管理的人员或设备，导致电子档案形成收集整理保管利用等环节缺乏规范和有效性。
我校纸质档案管理流程基本符合国家法律法规和行业标准要求，但电子档案管理流程不够完善，缺乏统一的标准和规范。根据《规则》，电子档案管理流程应包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等步骤。但我校在这些方面还存在不足，如：格式转换不彻底，导致部分电子文件无法打开或显示异常；元数据收集不完整，导致部分电子文件无法检索或定位；归档数据包组织不合理，导致部分电子文件无法关联或验证；存储方式不安全，导致部分电子文件遭到破坏或丢失。
我校纸质档案利用服务水平较高，但电子档案利用服务水平较低。我校档案馆为纸质档案的利用提供了多种方式和途径，如：现场查阅、复印打印、借阅外出、网络查询等。同时，也为纸质档案的利用提供了多种形式和内容的服务产品，如：目录索引、文献摘编、专题报告等。但对于电子档案的利用，则没有形成有效的机制和模式。目前我校只能通过信息中心的局域网进行有限的查询检索，并不能实现远程访问或在线浏览。而且对于电子档案的加工和知识化组织也没有进行有效的探索和实践。
五、调研分析
通过对调研结果的分析，我们认为我校在当前信息化背景下面临着以下几方面的问题：
档案工作理念滞后。我校仍然把纸质档案作为主要对象进行管理和服务，并没有充分认识到数字化时代对于电子档案工作的重要性和紧迫性。我校还没有形成一个完整的电子档案管理体系，没有建立一个有效的电子档案利用平台，没有探索一个创新的电子档案服务模式。这些都导致了我校在数字化时代档案工作的要求1上存在较大的差距和滞后。
我校需要更新档案工作理念，把电子档案作为与纸质档案同等重要的对象进行管理和服务，充分发挥电子档案在信息化社会中的价值和作用。我校需要加强对电子档案工作人员的培训和指导，提高他们的专业素养和技能水平，使他们能够熟练掌握电子档案管理流程和数字化加工任务。
我校需要完善电子档案管理流程，建立统一的标准和规范，确保电子文件从形成到归档到利用的全过程可控可追溯。我校需要加强对电子文件格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等关键环节的监督和检查，防止出现数据丢失或损坏等问题。
我校需要提高电子档案利用服务水平，建立一个开放共享、安全可靠、便捷高效的利用平台，满足不同用户群体的多样化需求。我校需要加强对电子文件数据挖掘和知识化组织的研究和实践，提供更有价值和意义的服务产品。
六、结论与建议
通过本次调研分析，我们认为我校在数字化时代面临着新机遇也存在着新挑战。为了适应信息社会发展趋势，提升学校形象与竞争力，我们建议我校采取以下措施：
建立一个由学校领导牵头、各部门院系参与、信息中心支持、专家指导、第三方评估的项目组织机构，制定一个科学合理、操作可行、目标明确、进度明晰的电子档案建设规划方案，并组织实施和监督。
加大对电子档案工作的投入和支持，为电子档案管理和服务提供必要的硬件设备、软件系统、人力资源和经费保障，为电子档案工作创造良好的条件和环境。
加强对电子档案工作的宣传和推广，提高全校师生员工对电子档案工作的认识和重视，增强他们对电子文件管理和利用的责任感和积极性，形成一个良好的氛围和文化。
建立一个与其他高校或机构合作交流的机制，借鉴学习他们在电子档案工作方面的先进经验和做法，不断完善我校自身的电子档案管理体系和服务模式。
我们相信，在学校领导的关心支持下，在各部门院系的积极配合下，在信息中心等相关单位的专业协助下，在全校师生员工的共同努力下，我校一定能够在数字化时代做好电子档案工作，为学校发展贡献力量。
