机关材料写作中容易出现的毛病，主要表现在两个方面：一是总体组织上的问题，二是具体组织上的问题。总体组织上的毛病一般是大问题，具体组织上的毛病一般是小问题。下面，我们分别讲讲容易出现的问题和解决的办法。
一、总体组织上要注意的问题
在材料的总体组织上，容易出现的问题是空、碎、乱。这些毛病，常常要动大手术，甚至导致整个材料的大返工。因此，必须努力避免这样的毛病。
01
内容空洞的问题
内容空洞主要是两方面的原因造成的。
一是指导思想上有偏差，总想多讲点大道理，好像不这样，材料就没有高度。结果道理讲多了，越讲越长，越长越离题，越离题越说不清楚。
二是材料占有上不充分，没有足够的数字和典型的事例说明问题。有的文章找不到一个完整的典型事例，就是有事实，也是概括性的结论。这种文章使人看了之后，好像是坐在办公室里想出来的，既像他，又像我，也像你，没有个性。如果属于第一种情况，要下决心把那些离题的大道理和正确的废话砍掉。道理不在于多，而在于精，讲道理要起画龙点睛的作用，而不能冲淡主题。
因为，机关材料不是纯粹的论文，讲到点子上的道理有一两句就够了。这样反而显得问题集中。如果属于后一种情况，就比较难办，因为先天不足。如果只有某一个问题缺少材料，文字上的弥补办法是根据已经了解的情况，多从面上的情况作些综合叙述，力求避免给人以干巴巴的感觉。当然也可以用电话补充了解一两个例子。这些都是属于没有办法的办法。如果是整体上缺少材料，这篇文章还是不写为好，硬写是写不好的。
02
材料不够概括的问题
它和上面的问题正好相反。
产生的原因：
一是由于问题进入的口子小，提不起纲来，观点狭窄，覆盖面小，反映不了事物的全貌。
二是由于占有很多材料，丢掉一些，总觉得可惜；情况了解很细，总想有头有尾地把它写下来；加上事例之间缺乏有机的联系，结果就出现了材料脱离观点，观点统率不了材料的现象。
解决的办法：
一是重新调整观点或提炼观点，使观点能够概括事物的全貌，纲举目张。
二是材料要有正确的取舍，要舍得砍掉雷同的材料和材料中不能说明观点的多余部分。一般说来，在一个观点中有反映总体的数字，有面上情况的简要叙述，再有一两个能阐明或引申主题的典型事例，就可以把问题说清楚了。
这里，反映总体的数字和面上的叙述是重要的，不要成为简单的观点加例子。出现最多的情况是观点一一亮出来，接着就是一连串的事例，文章很长，说了很多，还不能证明观点的正确性。因为具体事例再多，再生动，也只能说明个别，而不能反映一般。
比如说，我们写一个千人的单位的材料，观点是生产积极性高，举了十多个人的例子，也很生动，但还是说明不了单位的人生产积极性高，因为积极性高的只占千分之十，是少数而不是多数。就是写一个十多人的单位的材料，也必须有面上的事实概括。
事实上，一个观点少则一个例子，多则两个例子就足够了，三个例子就显得多了。如果列举了三个以上的例子，还不能反映事物的全貌，就说明面上的情况没有叙述清楚。所以在写调查报告、事迹材料、经验材料中，一定要注意面上的概括，这个概括不是思想鉴定，应是总体数字和事实概括。
三是强化事例之间的有机联系。比如有三个事例，都舍不得丢弃，那就得设法使这三个例子从不同角度或侧面进入，以阐明观点；或者是三个事例各有一个侧重点，一层一层地使主题思想深化。一定要避免堆砌例子和“贴膏药”的现象，不管例子放的地方合适不合适，有没有用，用处大小，都往上贴，那是不行的。
03
结构混乱的问题
一篇文章写成以后，给人看了，不得要领，不能立即得出一个中心思想，不能给人一个系统概念，这就是结构混乱所致。
导致这一问题的主要原因有两个：一是一些同志起草机关材料时，不打“腹稿”，不列提纲，拿起笔边想边写，想到哪里写到哪里。这就不可避免地会出现结构混乱，逻辑性差的现象。
因此，在动笔之前，一定要先拟好提纲。一般的材料总得有几个观点，每个观点也得有几层意思。随想随写，很容易零乱。二是所列纲目形成的框架有散乱现象。
二、具体组织上要注意的问题
在材料的具体组织过程中，主要处理好事实和观点的关系。由此又派生出两个关系，既观点与观点的关系，事实与事实的关系。
事实与观点必须融合统一。观点来自事实原始材料；反过来，事实精选材料又必须服从观点，从而达到事实与观点的统一，正确地反映客观事物的面貌和本质。
观点与观点必须紧密联系。或者是有外在的并列关系，或者是有内在的递进关系，从而使若干个观点从不同的角度共同说明一个整体的认识。
事实与事实必须各有侧重面，力戒雷同。不能纯客观地使用事实（情节要有取舍），不能重复使用只能说明同一思想的雷同素材（尽管来自不同单位）；从而使若干个事例从不同侧面共同说明一个统一的观点。具体组织上一般容易出现的问题及解决办法是：
01
前后矛盾的问题
导致文章前后矛盾的现在通常有三种情况：
一是由于执笔人本身对某个问题的认识不够明确透彻，左右摇摆，一会儿这样说，一会儿那样说，结果不能自圆其说。
如在论述政治工作的地位时，政治工作与其他工作相比，地位是什么？应该放在哪里，地位变了没有。有些文章只能笼统地背领袖的语录，而不敢说政治工作的具体位置是什么。因为他们认为政治工作的地位，在理论上和口号上没有变，在实际上已经变了。
所以写起文章来，总是躲躲闪闪，模棱两可。前面说是“生命线”地位，后面说是为其他工作服务的地位。转了一大圈，不但没有把问题说清楚，反而前后矛盾，把人们弄糊涂了。
二是写材料立足点没有把握牢，一会儿站在业务工作的角度，一会儿站在全盘工作的角度。结果导致了前后不够协调。
如分析一个贪污犯罪的案件，首先必须明确是站在业务工作的角度来分析，还是站在全局工作的角度来分析。
如果第一个问题讲特点，只讲犯罪分子身份多样化，作案极其隐蔽狡猾等等，这是从业务工作的角度提出问题的；第二个问题讲原因和教训，则讲社会上的污染、政治思想工作薄弱、财经制度不落实等，又是从全局的角度提出问题的。这样的文章看过之后，就会使人感到两部分之间不够协调，没有什么必然的内在联系。
三是文字分寸没有把握好。机关材料中有不少这样的情况，如在工作总结或工作报告中，前面有一个标题是精神文明建设取得了显著成绩，而后面的问题部分又有一个标题是精神文明建设是个薄弱环节；又如在成绩部分讲预防政治事故取得了很大成绩，问题部分又讲政治事故严重。
导致这种矛盾现象的主要原因是，有的工作没有做好，问题明摆着，但有的领导认为，问题虽然严重，但工作做了不少，也有一定的成绩，既要把问题讲透，也要把成绩讲够，在形成材料时，文字上又没有认真斟酌，结果出现了矛盾现象。防止和纠正这种现象，就是要按照事物的本来面貌，或改变一下问题的提法，或在文字上加上一些限制，把握好分寸，使之不再前后矛盾就行了。
02
串腿打架的问题
所谓串腿打架，就是互相交叉、重复。串腿打架主要有三种表现。
一是观点表达上的串腿打架
这往往是由于小观点没有区分清楚，外延有交叉，你中有我，我中有你。这种情况，作者本人一般是能够感觉出来的，因为它不但使人感到别扭，而且觉得写不写去。这时，应该回过头来进行调整，检查自己所列提纲是否符合划分规则，发现违反规则的地方，重新改过就行了。
例如，年终工作总结时讲精神文明建设，往往是前面一个题讲加强了精神文明建设，后面又一个题讲文化工作有成绩。这两个观点就有串腿打架的现象。精神文明包括文化工作，把文化工作提出来，精神文明建设的内容就不全面了。如果两个观点都写，就重复了。应该把精神文明建设划分为几个小观点，使之既包括文化工作的内容，又不交叉。
二是道理阐述上的串腿打架
这往往是由于没有选好提出问题的角度和把握好讲道理的侧重点，讲来讲去把几处的道理讲重讲乱了。这就需要进一步打开思路，把握问题的实质，使每一处的道理讲到自己问题的点子上，无关的就不说。
三是事例使用上的串腿打架
这往往是由于事例的重复使用（一女二嫁，同一类的例子用在两处，说明两个观点），或者是对事例使用不当（与观点对不上口）。这就需要重新选择事例，或对事例进行调整使用。这种情况也经常出现。
比如写一个单位党委班子清正廉洁的事迹材料，从他们对生活的不特殊；对家属子女、亲友严要求；对待歪风邪气敢碰硬等三方面来写。在写作过程中，生活上不特殊的例子很多，顶歪风的例子很少，这时为难了，只好把生活上不特殊的例子拿一些来勉强用到顶歪风上，虽然加上一些修饰词或拐弯抹角往上靠，但还是与观点对不上口。
像这种情况，一是砍掉顶歪风这个题，一是重新挖掘顶歪风的例子，舍去一些生活上不特殊的例子。例子再生动，只要与观点对不上口，也不能使用。
03
没有侧重点的问题
在整个文章的具体组织和叙述过程中，没有侧重点，这是在组织一些大型的长篇幅的文章中最容易出现的毛病。
用一个形象的比喻，就是“一个面包掰成两半”。观点的提出不注意质的差异，事例的使用不注意量的区别，好像是一个面包，硬是把它从中间掰开，给你一半，给他一半，结果正篇文章显得重复，使人看后感到自始至终吃的都是面包，厌腻而没有味道。这类毛病最容易在工作总结或工作报告中有出现。
写总结报告，一般习惯于先讲情况，再讲经验。以党代会的工作报告为例，在情况部分里有一个是“党的建设有了加强”，而在经验部分里有一个观点是“加强党的建设，是完成各项任务的重要保证”。这两个观点的提出，没有质的差异。如果在材料使用上又没有重点，一半的例子用在情况里，另一半的例子用在经验上，这就犯了“一个面包掰成两半”的毛病，文章是不会写好的。
解决的办法是，必须首先明确整个文章的侧重点，如果你想以反映情况为重点，经验部分就要写得简练概括。
比如，有一个市委向党代会作的工作报告，它的写法是重点叙述情况，把经验概括成取得成绩的原因。这种写法能够较好地克服“一个面包掰成两半”的毛病。另一种写法是以写经验为主，情况部分从简。
如一个单位的开展学习雷锋活动的总结报告，就是这样写的。情况部分简单扼要地讲六点，而经验部分则展开讲了五个问题，经验与情况在文字上的比重大约是3:1。如果要想把情况与经验都写得很充分，甚至今后意见也要写充分，那就要准确把握进入的角度，情况里重点讲“是什么”，经验里重点讲“为什么”，今后意见里写“怎么办”。观点的提炼上要严密准确，数字、事例的使用要贴切自然。这种写法比较难，要处处注意调整和避开矛盾，不写一番苦功夫是办不到的。
04
堆砌原始材料的问题
写一篇文章好比是盖一座房子，不仅要有砖、瓦、木料，还要有水泥，用水泥把砖、瓦、石头、木料凝聚在一起，组成各个部件。有了水泥还不行，还要有钢筋，用钢筋把各个部件贯穿支撑起来，房子才能坚固。盖房子是这样，写材料也应该这样。
但是，机关材料写作中往往容易犯一个毛病，就是简单地把收集到的原始材料罗列到一起，就像小孩堆积积木一样。积木可以堆成房子的形状，但是经不起摇动，一晃就会散架。罗列材料就像堆积木，写成的文章就是散的。
那么，什么是材料里的“钢筋”呢？就是组成材料整体的大、小观点。什么是水泥呢？就是联系观点与事实、事例与事例之间的道理和思想。“钢筋”的问题，前面已经讲过，这里着重讲一讲“水泥”的问题。不能忽视“水泥”的问题。一个好的思想、一句好的道理，往往可以承前起后，把整段文字联系搞活，提高整个文章的水平档次。
