关于给领导准备座谈会的汇报材料，一定要注意一个原则，就是要方便领导记得住，讲的好，朗朗上口。让领导看到材料之后，就立马能够抓住关键点，不看稿子也能讲出来。这是因为领导汇报工作的时候，一般不会照着稿念，拿着稿子来念，特别是小范围、人较少的座谈会，会给人对工作很不熟悉的印象，一般都要避免这种情况。所以我们起草的汇报材料，要方便领导脱稿讲。如果讲的人记不住要汇报的内容，只好照着稿子念，那么这些内容对听的人来讲，也是十有八九记不住的。这样既不能留下很好的印象，也很难产生很好的汇报效果。
要怎么做呢？
首先要做好小标题。不仅要注意几个小标题之间的逻辑关系，做到逻辑清晰，要像一棵深秋的树一样（删繁就简三秋树），一根树干几个树枝几根小枝桠，一眼看过去清清楚楚。而且树枝桠不能太多，太多了，比如像冬天的鸡蛋花树一样密密麻麻的，也会看得眼花缭乱。还要简化小标题的表述，一个是不要太长，10个字以内最好，观点鲜明，一目了然。另外一个是不要用太专业拗口的词语，做到口语化，用平常话。一些专业的说法要进行改造，把它转化成我们平常说的词语。
其次是内容要简洁。一些部门给领导起草汇报材料的时候，很容易把工作写得太细太小，把自己做的那些工作一点一点都列上来。领导的层次越高，汇报掌握的内容就要越精炼，不能讲太多细枝末节的事情，既不符合领导的身份，也不方便领导记忆。我曾经看过某个镇一个教育部门的半年工作总结，洋洋洒洒写了30多页，16,000多字，而今年全国的政府工作报告都不到1万字，对比高下立判。问题就出在琐琐琐碎的写了太多细节的东西。很多人生怕自己的工作没有体现，所以写多一点，其实你给比你高好几个层次的领导汇报这些细的东西没有意义，会让人觉得烦，而且会干扰汇报的主题，变得主次不分。有些内容不得不讲的，但要概括，要突出关键，把有限的篇幅让给需要想要汇报的内容，才能讲深刻讲到位。
数据的使用也要精炼。有些工作当中可能涉及到很多的数据，三五个甚至更多，如果只是用来做证明或支撑的，讲其中最重要的1~2个就好，多了就记不住了，也没有必要。所以我们要对一项工作里面对相关数据进行处理，选择其中重要的来讲，或者通过合并同类项的方式，把这些数据进行整合。
再次是要读顺。各个小点之间、各条内容之间用一些连接的句子，把它们都串起来，便于领导理解下来要讲的重点是什么。比如一段话里面讲了三个方面的内容，让我们写完小标题之后就可以说：“这个内容主要体现在三个方面”，或者“我们主要从三个方面重点考虑”。内容不多的时候可以把内容概括出来，比如：“我们既控制好总量，又抓好结构优化”，看到或听到这里，就知道下来要讲什么了，然后再讲控制总量怎么做、结构优化又怎么做，条理清晰。句与句之间同样进行这样处理使文章形成一个清晰的思维脉络，文章读起来就会很顺畅，也就更加方便理解和记忆。
这些都是个人在写作中的体会，一般的写作教材不会讲，拿出来和大家交流，不一定正确。但我想这几个方面，如果这样来处理，对我们提高汇报材料的质量应该会有帮助。
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