拟办意见看似寥寥数语，写准、写精却不容易，对办公室工作人员的政策理论水平、思维能力、文字功底等都有较高要求。写好拟办意见应做到以下几点。
查制度法规，准确规范。办公室工作人员应以《党政机关公文处理工作条例》为纲，厘清15种公文种类，熟背《党政机关公文格式》国家标准，对有关制度法规了如指掌，清楚撰写拟办意见在文件办理“接力赛”中的定位和作用。
如在办理区属某局报送的报告时，应先核对是否符合《党政机关公文格式》要求，公文18要素是否齐全，是否夹带请示事项，再根据文件内容呈送有关领导和部门。问文件背景，有的放矢。把文件中涉及的工作往大处想，放在党和国家事业发展大局、地区发展全局中来看待，搞清楚来文单位意图，思考怎样办才能更符合党委工作要求和领导意图，“准确出击，一击命中”。
如区属某局报来一份调研报告，主送是区委主要负责同志，内容是以外省市某类案例为鉴，推动区有关工作。在拟办时就不能简单呈区委主要负责同志阅，而应请相关街镇、部门全面梳理现状、研判可行性，这样就把工作做在前头，变被动办文为主动服务，以“超前思维”发挥好参谋助手作用。问轻重缓急，弹好钢琴。对有关部门发来的一些情况简报、通报等，按时呈有关领导阅知。办理中央、市委部署工作的文件，需仔细斟酌、提前沟通协调甚至召开专题会议才能确定责任部门和落实举措的，一定要提前梳理，逐级请示汇报，避免影响文件办理进度。需紧急向上级部门报送的报告等，要通过拟办意见最大限度缩短文件办理时限，第一时间流转到相关领导、责任单位。一些单位主观上赶进度的“急件”，也应及时甄别出来，避免影响领导正常的批阅次序。思区情现状，切合实际。不能“事事找惯例”、循规蹈矩提意见，而应结合实际情况思考分析。
如市公安局西青分局报来要情快报，汇报某涉企纠纷情况。乍一看是一起简单治安纠纷，经向区委政法委、区政府办、属地街镇等多方了解，发现纠纷双方在经营用地方面存在深层次矛盾，遂在拟办意见中详细介绍，批转规划等部门阅处。如果办公室工作人员“两耳不闻窗外事”，没有准确掌握区情实际就“闭门造车”，起草的意见往往很难精准，势必影响文件办理效果。思落实情况，力求实效。拟办意见应言当其时、谏当其用，归根结底是推动落实。
在供领导参考方面，可用简洁的语言概括出文件内容，重点体现上级要求、部门需求、完成时限和涉及本地区的其他情况等，同时明确责任单位，提出建议上会、完善机制、制定配套文件、按期报送等要求，节省领导的批阅时间。在助部门推进方面，可提前与责任或牵头单位沟通，询问落实中的困难问题和意见建议，如是否特别增加需阅知的领导和需协作的部门，在落实方面有什么具体困难等，在拟办意见中进行体现，助力部门有效落实。思整改提升，优化服务。拟办意见写好后，都会进入下一流程。办公室人员切不可“一转了之”，而应时刻关注文件流转中领导同志的批示要求和责任部门落实中遇到的问题，经常“回头看”，反思拟办意见存在的不足。
如领导同志在文件拟办单上作出批示，往往是对拟办意见中的责任单位、落实举措、工作力度有独特的思考和建设性的想法，应及时记录下来，在今后处理类似文件时考虑是否首先提出，供领导参考。
责任单位在落实工作时，如发现需要拟办意见中没有提及的部门协作推进，或者上级单位提出了新要求、下级单位出现了新问题，都应及时掌握，紧绷提升服务质效这根弦，及时更新知识储备，提高拟办意见的精准度。（作者：孟文，单位：天津市西青区委办公室，来源《秘书工作》）
