平心而论,公文写作的门槛并不算高。因其应用范围之广,任何一个组织或公司的员工,或多或少都会有过拟制公文或类似文体的经历。但要真正写好公文却并不容易。在我国,自古就有“文无第一、武无第二”的说法,有人溯源“文章”词义,原指锦绣或乐章,本身即形象表达了古人对文章之美的推崇。
怎样的公文算是一篇好公文,见仁见智。也有不少人总结出许多公文技巧甚至模板句式,或词藻堆砌以显示其“华丽”、或云山雾罩以显示其“专业”、或无中生有以显示其“功力”,都不是正确的思路和方法。
作为中国公文写作的“鼻祖”,我党在建党以来即特别重视公文写作问题,也针对不同时期存在的公文写作问题提出过纠偏意见,如,早在1958年,毛泽东同志就提出“文章和文件都应当具有这样三种性质:准确性、鲜明性、生动性”(《工作方法六十条》),2010年,习近平同志针对公文“长、空、假”的问题提出应倡导“短、实、新”(《努力克服不良文风积极倡导优良文风》)。
就此,从公文作为公务语言的本质出发,结合个人实践,尝试提出五个相对较为通适的判断标准,即:准确、清晰、干净、文采、规范。
(一)准确:公文是攒出来的,不是写出来的
在一切公务沟通活动中,准确是第一位的要求,更是一篇好公文的基础。
基于每个人知识结构、经历阅历、理解能力上的不同,任何形式的沟通都会存在信息损耗。因此,公文的准确性看似简单,却需引起高度的重视。笔者曾参加过一个经典的团队素拓活动:传递数字,要求不借助语言,仅凭肢体方面的接触传递一个两位数。在数字特性(两位数)、传递规则清晰的前提下,出现多组队员传递错误,甚至有一组传至最后成为个位数。就很好地说明了这个问题。
特别是在信息传递存在多个环节时,各中间环节就尤为关键。失之毫厘、差之千里,有时候仅是一个字、一个词的差别,传递到最后即有可能变成截然相反的两个事件、两个效果。如,在签订合约时,“定金”与“订金”就是性质截然不同的两个概念,其法律效果完全不同。在人事管理上,“劳动合同”与“劳务合同”赋予用人单位和员工双方的权利和责任也完全不一样。至于用语不严谨导致主体、范围、动作等方面的误差,以至于以讹传讹、越传越离谱的现象,更是比比皆是。
要把信息传递过程中的损耗降至最低,最有效的原则就是言必有出、言必有据。归根结底,公文是“攒”出来的,而不是“写”出来的。其本质并不是一个创作的过程,而是将有关信息以最为简洁、明了的方式组合起来,传递出去的过程。因此,当拿到一篇公文时,首先要对其出处和依据加以考证,准备拟制一篇公文时,也首先要落实其出处和依据,确保用语准确。
公文的出处和依据,根据公文的类别不同,可能会有很多种源头。如,一篇通知,作为要求下级做出某种执行动作的文种,首先要搞清楚上级或领导的准确意图,其出处和依据则有可能是已有的上级文件、官方消息,或者是领导讲话或批示内容。一篇请示或报告,作为向上级汇报情况或提请决策的文种,则首先要搞清楚已经发生的真实情况,其出处和依据有可能是调研收集来的会议、访谈记录,或者是下级呈报的有关情况说明等。
(二)清晰:一切文章必有观点,一切观点必须明确
一切公务沟通都是为了达到某种公务效果,因此,在准确的基础上,能否把事情说明白,做到表达清晰,就成为一篇好公文的关键。
通俗来讲,任何公文都承载着特定的“目的“或“观点”。一篇通知,到底想要下级做些什么;一篇请示,到底想要上级决策什么;一篇报告,到底想要上级知道什么……其中的“目的”或“观点”都务必以最简洁明了的方式使对方收悉。否则,要么沦为“散文”,把目的或观点隐藏在文字里,云山雾罩、不知所云,考验受众的耐心;要么沦为“抄袭”,只知照搬出处或依据的内容而没有自己的目的、观点,为了写公文而写公文,制造出一篇全无用处的官样文章。
因此,甚至可以稍微武断一些地评判:一篇令人读不懂、或者无法第一时间读懂的公文,都不是好公文。
公文要做到清晰,首先提倡在论证上做到开宗明义、首尾呼应。就公文全篇,一般分为帽段、正文、尾段三个部分,在帽段即宜开宗明义,几句话交代清楚拟制公文的主要意图和依据出处,正文就主要情况或待请示、通知事项作逐点说明,尾段则就需重点或额外说明的事项再作强调等;就某一特定段落,则宜在第一句话即明确本段重点,随后再分句、分层展开。整体说明或论证结构呈正三角形分布,也就是麦肯锡所概括的“金字塔原理”。
公文要做到清晰,还要注意避免因标点、语序等使用不当所造成的歧义。比较经典的如“下雨天留客天留我不留”等,以下简单举一些例子,不再赘述。
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(三)干净:“增之一分则太长,减之一分则太短”
熟知公文套路的同事都清楚,写长文章并不难——无中生有是再低阶不过的公文技巧,其既脱离了公文的本质,也不需要多么高深的公文技术。真正难的,是写短文章——如何用更少的字数,表达出同样充分的观点,实现更好的沟通效果。特别是对于执笔者,笔下的文字就像自己的孩子,这儿也舍不得删,那儿也舍不得减,最终往往落得个“又臭又长”。
所以说,评判一篇公文,准确与清晰都是最基本的要求,能做到干净才是真正的境界:“增之一分则太长,减之一分则太短;著粉则太白,施朱则太赤”,当令读者有如上观感时,就算是到家了。
公文之所以越短越好,根本上还是为了更好地实现其公务沟通效果。一方面,越是简明扼要,越有利于受众吸收;另一方面,也是出于公务活动效率的考量。
此外,简短的文字往往更加令人印象深刻,也更有力量。就像近年流行的说法“字越少,事越大”。据传成吉思汗在建立大蒙古国后,曾因商队被劫、使节被杀等拟与花剌子模国开战。请属下代拟战书,属下作长篇大论,成吉思汗勃然大怒,最终发出的战书仅六个字“你要战,我便战”。
要写出符合“干净”标准的短文,没有很好的捷径,唯有多读多写。在技术层面,以下几个原则或可参考:
一是控制每个段落的要点和句数。尽量做到每个段落仅表达一个观点,甚至一个段落内容实在无法删减时作技术化分段处理,使每段文字尽量控制在300字以内。
二是不使用长句。尽量将状语、定语等成分拆分,单独成句,化长句为若干个短句(也非一概而论,如,运用排比句式组成的长句,往往也有加强语气、一气呵成的效果)。
三是警惕同一篇文字中语言或语义重复。全文拟成后通篇检查,凡有语言或语义重复之处一律删减。
四是警惕虚词滥用,特别是助词、叹词,如“的”“了”“啊”“哦”等,能删即删。
当然,最为关键的,还是要杜绝为了写作而写作,为了写长文而写长文,一味“假”“大”“空”,长而不实。
(四)文采:既要有阳春白雪,也要有下里巴人
公文本身也是文章之一种,除准确、清晰、干净等实用性考量外,文采也是其评判标准之一。但于公文而言,文采更像一柄双刃剑,适当使用则深入人心、添光溢彩,使用不当则画蛇添足或曲高和寡。
战国时期,楚国宋玉《对楚王问》曾描述:“客有歌于郢中者,其始曰:《下里》、《巴人》,国中属而和者数千人。……其为《阳春》、《白雪》,国中属而和者不过数十人。”阳春白雪固然高雅,但因其不够通俗而曲高和寡,下里巴人听起来似乎上不得厅堂,却因其通俗而更易令听者接受。
长期以来,对于公文存在一种刻板印象,即官方语言、就事论事,不带任何感情色彩。这固然有其道理,但实际上,还是要区分其受众与场合,再来决定所采取的风格。早在1958年,毛泽东同志就提出公文应具有“生动性”的特点,张家界因疫情而发出的《致居留在张家界游客朋友的一封信》更是因其“走心”“有温度”等特点赢得一片好评。
一般而言,组织之间特别是党政机关之间往来公文,多强调其严肃性,而面向社会公众,或者在企业面向普通员工时,略带人文色彩则显得更接地气。正式的文来文往场合,专业且规范的行文用语是职业化要求,而通过短信、微信等方式沟通事情时采取略轻松的用语则更有利于良好沟通。因人而异、因事而异,宜区分场合、综合运用,不一而足。
其间,有些技巧或可参考。如,在文字的各类标题上遣词用句更加用心,尽量工整对仗;在各段落篇幅排布上更加匀称,避免头重脚轻或头轻脚重、分布不匀;适当地运用一些事例或排比、比喻、拟人等修辞,以增强公文的生动性等。但切忌为了文采而文采,刻意堆砌辞藻、华而不实,甚至为了句式的华丽而致使其脱离本意,就本末倒置了。
(五)规范:行家一出手,就知有没有
任何公务活动都有规范化要求,作为公务活动的主要载体,规范也是公文的内在要求。规范之于公文,就像其门面,评价一篇公文是否出自行家里手,第一时间要看的,也往往是其是否符合公文规范。
在一篇公文中,公文规范贯穿始终。从公文的类型、标题到其格式、字体,再到其用语、用词、标点等,都有非常细致的规范化要求。如,就党政机关公文,一般正文标题采用二号方正小标宋简体,一级标题采用三号黑体,二级标题采用三号楷体-GB2312,三级标题及正文采用三号仿宋-GB2312,行距固定值28磅……自上而下,皆是如此。甚至有人据此判断党政机关公文真伪。
近期关于公文规范有一反例。南京某地在应对疫情时,先是在公文中将张家界错归为湖北省,在致歉公文中又出现文件红头与落款不一致的问题,引起轩然大波,可谓一场“公文危机”,其实质,就是忙乱之中在公文规范上出了问题。因此,公文规范问题看起来是细节问题,实际上却往往成为一个组织或企业公务活动水平的代表,成为其“门面”。
因公文规范贯穿始终,因此,从宏观、中观到微观三个层面都须注意。在宏观层面,如公文的类型、标题,上行文不应用“函”,而应用“请示”或“报告”;无决策内容的不应拟为“请示”;有决策内容的不应拟为“报告”等。在中观层面,行文用语尽量运用书面语言、公文语言,避免出现口语、第一人称等。在微观层面,如公文的格式、字体,虽不一定全部采用党政机关的通行标准,但某一组织或企业内部应相对有统一、稳定的标准。用语、标点等也应严格遵守规范,避免出现“感谢聆听”“七月流火”等用语乌龙。
概而言之,准确是基础,清晰是关键,干净是境界,文采是风格,规范是门面。以上五个标准是评判公文好坏相对较为通适的标准,但也不宜僵化理解运用,所谓文无定法,有的时候反其道而行之,反会有出奇制胜、耳目一新之感,但也要量力而为。