有一次，我在干部学院讲写作课的时候，一位学员问道：“成老师，我觉得收集材料是个两难的问题：一方面，‘书到用时方恨少’，总希望多积累一些材料；另一方面，材料越多越难找。很多时候，明明记得有这么个材料，可怎么都找不着。怎样才能做到‘仓廪实’而又‘方便找’呢？”
这位学员的困惑，也是很多写作新手的困惑。他的问题，既涉及材料库“怎么建”的问题，又涉及材料库“怎么管”的问题。材料是写作的本钱，没有钱不行，有了钱管不好、用不好也不行。
我体会，在材料的收集上，总的原则有两条：
一是传统渠道与网络渠道相补充。尽管互联网上资料很丰富，查找也很方便，但我们决不能忽视传统渠道。要注意通过调查研究掌握“一手资料”，从实体书籍、报纸杂志、红头文件、领导讲话、内部刊物中寻找“二手资料”，使收集材料的渠道多几条，广开“材源”、兼收博采。
二是零存整取与急用现找相结合。收集占有材料，功夫要更多地花在平时，聚沙成塔，集腋成裘，以备不时之需。动笔之前，再有针对性地做些功课，缺什么补什么，这就两全其美了。
在实际操作上，我习惯于借助电脑对材料进行归档管理，主要做法有这么几条：
第一，层层建好材料塔。作家秦牧认为，“一个作家应该有三个仓库：一个直接材料的仓库装从生活中得来的材料；一个间接材料的仓库装书籍和资料中得来的材料；另一个就是日常收集的人民语言的仓库。”这三个库无疑都很重要，但我觉得还远远不够。我的经验是：“材料是座金字塔，一层一层用心搭。低层多存原矿石，要找宝贝往上爬。”
我的写作材料塔大致分为四层：底层是文章库和文件库，主要以Word文档的形式，原原本本存储全文。如果文章太长又没有现成的电子版，可以存储扫描件或摘要版。第二层是信息库，存放的主要是统计数据、经验做法、好词好句等内容庞杂且相对零散的信息。可以是从文章文件中抽取出来的吉光片羽，也可以是随手摘录的读书笔记。第三层是知识库，主要收藏自己感兴趣又可能用得上的各科知识，特别是新知识。顶层是思想库，重点收录名言警句以及个人的学习心得、经验体会、思想火花等，很多可以成为写作的重要线索和内容片段。
第二，精心设计材料柜。在每一层材料塔里，还要根据材料存量和个人的取用习惯，自行设计若干个分装材料的柜子，每个柜子里又有大小不一、数量不等的抽屉，以便于把材料分门别类进行存放。每个柜子、抽屉都要有醒目的标签，每个文档都要有自己的名字，最好标明在同一个材料组（柜子、抽屉、夹子）中的排序以及生产或入库日期。
生活中，贵重物品要装进保险柜。材料的保险柜应该建在自己的脑子里，不求完整记得每一份材料的内容，至少要记得放在哪一层、哪一个柜子、哪一个抽屉里。当然，如果能把电脑记录与人脑记忆相结合，那就是“双保险”了。
第三，实行多轨备份制。一些重要材料或跨界材料可以复制几份，分别存放在不同的柜子或抽屉里。比如：我把“习近平总书记讲话”这个文件库，按年度、按类型分设两个文件柜。在“按年度”这个文件柜中，将其担任国家副主席以前的讲话放在一个文件夹里，之后每年的讲话建立一个文件夹；在“按类型”这个文件柜中，分设有“重要会议”“集体学习”“署名文章”“党校讲话”“各地考察”“班子谈话”“调研座谈”“出访演讲”等文件夹。这样，记得讲话大概时间的，可以到对应年份的文件夹中查找；不记得讲话时间的，可以按讲话或文章的类型来查找。
第四，及时列出材料单。对自己执笔或组织撰写的文章，包括受命起草的机关文稿，我除了按年月分别归档以外，每个月还以一览表形式列出一张清单，简要记录文稿名称、完成时间、定稿字数、采用情况等，每年形成一份总台账，既便于统计工作量，又便于今后查找调阅。
第五，经常打理材料库。材料放进仓库的时间长了，难免被遗忘甚至蒙尘发霉，这就需要经常打理，时不时把材料拿出来看一看、晒一晒，该整理的整理，该清理的清理。
第六，养成顺手整理材料的好习惯。专门拿出时间，定期、全面、系统整理很不容易做到，如果平时顺手多做一点就容易多了。无论怎么找来的材料，只要有入库价值的，入库前顺手排好版、命好名、建好卡，其实花不了多少时间。但如果当时偷一点儿懒，省了一点儿时间，过后材料越积越多，整理的难度也就越来越大，需要花费的时间和精力也更多。
现在，网上有不少笔记软件，电脑版、手机版、通用版的都有，不仅能作出标识、分类管理，还能全文搜索、保存图片、收藏网页。这些软件虽然能带来不少方便，但我还是主张在电脑里自建材料库，除了个人习惯的问题，更主要的原因有3个：一是这些软件多数要联网使用，不能上网的地方就用不了；二是材料保存在公共服务器上，安全性和私密性缺乏保障；三是内存和材料分类的层级相对有限，怎么也比不上自己的电脑。“鞋子合不合适，只有脚知道。”不信，你可以下载一些软件亲自试试看。
作者：成文
