优质、高效地做好文件材料工作，是确保党政机关大中型会议圆满召开的重要保证。
一、文件材料有哪些
会议方案。秘书部门应及早提出会议召开的建议方案，送有关领导审定。会议方案包括会议时间、地点、内容（议题）、参会人员、议程、工作机构、会议材料及会务工作等内容。
会务工作方案。就会议准备工作提出分工安排，包括会议秘书工作机构的成立及分工、会议材料的撰写分工及完成时限、会议材料印制及装袋、会场布置及氛围营造、会议食宿及交通保障、会议安全保卫、会议宣传报道等。有时还可延伸到各小组的工作方案，把总体方案和各小组细化方案汇总成一个详细的方案。会务工作方案可供有关领导和会议秘书工作机构的人员掌握，作为会务工作依据性文件。
会议须知。包括会议作息时间、会议日程、会议地点、联络人员、联络方式、会议工作机构、会议注意事项、会议服务指南等。须印送会议代表、会务工作人员。
会议主持词。指会议开始、结束和会中套开的会议的主持词，包括会议召开的背景、意义、参会人员、会议议程、分项介绍议程、总结会议效果、提出贯彻会议精神的要求等。主持词送主持会议的领导审定、使用。
会议主题报告。包括会议召开的背景、意义、主题、指导思想、工作回顾、工作打算、希望号召等内容。主题报告是会议的核心文件，一般印送会议代表，有的在会后印送代表。同时，常常附上报告起草说明、名词术语解释等，便于代表理解把握报告精神。
其他需会议审议、讨论的材料。主要包括会议的分题报告，法律法规审议报告，候选人情况介绍等。这类材料不同会议各不相同，印送范围也有差异。
会议有关领导讲话材料。包括有关领导在会议开始时、结束时、各种分会中的讲话，领导在会议中的发言等。这类材料一般只印送讲话领导个人使用，如需学习贯彻则在会议结束后印发。
会议发言材料。主要指在会上交流经验、谈学习体会的材料，这类材料由大会提出统一要求，可印发会议代表。
会议简报。将会议召开的动态消息、会议代表分组讨论发言等内容编成简报，印发会议代表交流。这类材料仅限会中使用。
会议新闻稿。将会议的动态消息、会议的主要精神及时向社会发布，此类稿件需认真审核，统一报道口径，把握报道时机。
会议决议、公报。在会议结束时，对会议议题作出表决、评价，有的向社会发布。这类材料是会议集体智慧的结晶，政治性、政策性非常强，一定要十分谨慎，严格按照会议要求发布。
二、文件材料怎么写
做好协调分工，避免交叉重复。会议文件材料涉及面广、内容多，在材料撰写前要搞好协调。
一是主题报告与分题报告、领导讲话内容的划分。主题报告应突出会议的主题、指导思想、总体思路、工作总结的理性思考、工作思路和要求，要与中央、上级文件和指示精神保持高度一致，报告要管“总”，立意要高；分题报告主要侧重专项工作的内容；领导其他讲话应从分管工作的角度，以主题报告为统揽，提出要求，要具有操作性。
二是有关领导在会议开始时的讲话与会议结束时讲话的内容划分。如果会议没有主题报告，常常把主要领导在会议开始时的讲话当作主题报告来写，在会议结束时的讲话则主要总结评价会议成效、提出贯彻会议精神要求，对重点工作作出强调。
三是会议交流材料。注意选择不同的典型、不同的经验介绍情况，分别从不同角度交流信息、启迪思想。
深入调查研究，翔实占有素材。党代会、全委会、人代会、人大常委会、政协会、政协常委会等会议议题重大，起草会议主题报告、分题报告及领导讲话都必须翔实占有第一手材料，真实反映本地经济社会发展和人民群众的生产生活实际。一是认真学习有关方针政策，吃透精神实质。二是深入调查研究，了解掌握基层情况。起草报告、讲话必须深入基层调研，听取生产一线和群众的呼声，反映民意，为会议科学决策提供坚实的基础，否则，就可能使会议开得空洞、脱离实际、脱离群众，没有成效。三是广泛收集其他地区、城市的相关材料，认真学习借鉴，开启思路。
立意扣题，反复锤炼。一是会议文件材料的撰写应当紧紧围绕会议的主题、指导思想来写，抓住会议的灵魂，这样会议材料才有“神”，立意才高。二是快写细磨慢推敲，对文字表述要反复推敲，认真修改，重要文件材料可集中各单位的优势力量进行背靠背的修改或集中讨论，逐条逐句修改，字斟句酌，反复锤炼。
表述一致，维护权威。会议文件材料种类较多，分别由不同的部门、同志分工协作完成，在材料的选用、统计口径、语言表述等方面可能有所差异。在写作中，涉及相同内容，应使用统一口径的统计数据、语言表述，以免产生歧义。为此，在会议文件材料印制前，应由有关负责同志最后进行一次审核、把关，消灭文件材料中的疏漏。
超前安排，留有余地。会议文件材料尤其是主题报告、分题报告、主要领导讲话起草需花费较长时间，办公厅（室）的负责人要超前谋划，请示报告有关领导后，早作安排，留足起草、修改和送审的时间，以免被动。
