公文作为传递策令、沟通信息、推动公务活动开展的重要工具，特别注重对各种词语的选择和使用，讲究“炼词”的艺术性。它直接关系到公文的内容表达，关系到它的质量和效力。就通常而言，在公文写作中要做到正确用词，应当注意把握以下几点：
第一，要注意区别词语的不同含义，务求词义确切。现代汉语的词汇非常丰富，词义也极其复杂，从不同角度可以划分出不同的类别。在公文写作中，对于词语的使用首先应当做到词义要确切包括同义词的辨析、词义的轻重、适应范围以及切合对象等方面，必须做到准确无误。要特别注意根据 公文表达对象的要求，严格辨析同义词之间的细微差别，准确加以选用，使所用之词符合表达对象的实际。请看如下几例：
“有来犯者，只要好打，我党必定站在自卫立场上，坚决、彻底、干净、全部消灭之(不要轻易打，打则必胜)绝对不要被反动派的气势汹汹所吓倒。”(引自《毛泽东选集》第4卷，第1052页)
这里，作者连用了“彻底”“干净”“全部”等三个近义词，突出强调了我党歼灭“来犯者”的态度和决心，语意极其强烈。
“你们的这样许多言论行动，既然和敌人汉奸的所有这些言论行动模一样，毫无二致，毫无区别，怎么能够不使人们疑心你们和敌人汉奸互相勾结，或订立了某种默契呢?”(《毛泽东选集》第3卷，第864页)
这段文字，作者一连用了“一模一样”“毫无二致”“毫无区别”等三个近义词语，旨在强调国民党反动派与敌人汉奸的言论行动完全相同，从而充分有力地揭露了国民党的反动本质。
“我是主张先把本民族的东西搞通，吸收外国的东西要加以溶化，要使它们不知不觉地和我们民族的文化融合在一起。这种融合是化学的化合，不是物理的混合，不是把中国的东西和外国的东西焊接’在一起。”(周恩来：《在文艺工作座谈会和故事片创作会议上的讲话》)
此例中，通过“溶化”“融合”“化合”“混合“焊接”等意义上有联系但又有区别的词语的辨正，来形象地说明“溶化”是这样的，不是那样的，从而进一步阐明“溶化”的真实含义。
在对近义词进行认真区辨、准确使用的同时，还要特别注意对名词、动词、形容词和副词等关键词语的锤炼。因为锤炼体现着公文写作者语言表达的功力，如能恰当选用，可以收到最佳的修辞效果。高尔基说：“必须善于从中挑选最准确、最明晰、最生动的词语。”(《论社会主义现实主义》)只有这样，才能确保公文文意的正确表达。
第二，要注意区别词语的感情色彩和语体色彩。对于感情色彩，主要指要明确表示出作者的意图和指向，或赞成或反对，或歌颂或暴露，必须旗帜鲜明，毫不隐讳，以增强语言的表现力。要正确区分展义词、贬义词和中性同，不能错用或滥用，否则就会因褒贬失宜而影响词义的正确表达。对于语体色彩，主要包括口头语体色彩和书面语体色彩两种，要注意区别使用，即要用严谨、庄重、简洁而又典雅的书面语体，摒弃口头语体，勿使介入，例如：“宋庆龄同志…是爱国主义、民主主义、国际主义和共产主义的伟大战士，是保卫世界和平事业的久经考验的先驱，是全体中国少年儿童慈爱的祖母……”《中共中央关接收宋庆龄同志为中国共产党正式党员的决定》),这段话用词极富书面语体色彩，如果使用口头语体入文，例如为了表示“亲切、将书面语词“祖母”换成同义词“奶奶”,就会破坏全文的庄重色彩，弱这一决定的严肃性。
第三，要注意区别词义在不同语境中的不同变化。即要掌握好一词多义的运用，既要注意它的基本意义又要了解它的引申意义，而这对于保证用词的准确性和丰富变化、提高公文写作的质量是十分必要的。应当说，一词多义，是语言发展的结果，因此，写作时要区分场合，正确使用。
第四，要注意选用通俗易懂之词，不要生造词语，也不要使用那些专业性特别强而别人难以看懂的专用语。比如“龌龊”“怯儒”“彷徨”等词就不如“肮脏”“胆小”“犹豫”等词易懂。有人把“成人教育”生造成“成教” 把“为外宾参观游览进行向导”生造成“旅游外导”,还有人生造四字格式的成语“言笔交加”“风雨联合”等，令人难懂。为了做到明白易懂，即使是专业性比较强的公文，也应在不损害内容表达的前提下，尽量写得让人看得明白。
第五，要掌握公文写作的特定用词。在公文写作的长期实践中，形成了一些特定的词语，不同的特定用词分别服务于不同语境的需要，掌握好这些特定用词对于提高公文写作速度是必要的。如“根据、遵照、为了、关于、随着…”均属公文开端用词；“我(处)、你(局)、本(委)、贵(校)均属公文称谓用词；“拟请、恳请、特、报请可否请批示”均属公文中的 期求用词；“责成、交办、试办、办理、执行、可行、可办、同意、照办、批准、原则同意”等均属公文中审批、批办用词；“为荷、特此××、为……而努力、祝…等”均属公文的结尾用词对上述一些公文常用词语，应当根据公文表达的不同对象和行文的不同关系，按照不同需要有选择地加以使用。
