从大的方面说，文章修改的组织方法不外乎两种:一种是起草者个人修改，另一种是集体修改。
一、个人修改
个人修改就是谁写谁改，独自完成文稿的修改。其修改方法取决于个人的写作习惯，修改的程序一般包括以下三步:
第一步，跳出作者的身份，把脑海里那些想写而没有写出的东西尽量清理出去，而后客观地通读全文，目的在于正确地认识初稿。对初稿的认识包括两个方面:一是找到整体感觉，就是看整体感觉如何，能不能达到原先的预期，最想表达的东西表达出来没有。二是发现文章的问题，就是看文章在主题、观点、材料、结构和语言方面有什么突出问题。这种认识是修改的基础。认识得越清楚，而后的修改就越顺利，质量也越有保证。一遍不行可以多读几遍。尤其是内容比较复杂的长稿，通读一遍往往不够，可以多读几遍。此时，作者就像一位画家，完成作品以后，退后几步，点燃一支烟，远远地端详、品味自己的作品，看总体感觉如何，原先的设想实现了没有。这一步很重要。不经认真通读，没有找到感觉，问题还没有发现，就匆忙下手修改，往往不得要领，甚至把好的地方改坏。
第二步，着手修改，把第一步设想的修改方案付诸实施。第一步的设想只是一个大致的轮廓，不可能想得很具体。比如，哪里比较平淡，怎样使它不平淡?需要补充什么材料?思想怎样升华?怎样进行透彻的分析和精辟的议论?这些，在修改时要进行细致的思考。只有把想法变成办法，才能把愿望变成现实。
第三步，检查性阅读。文章修改完毕，要从头至尾一字不落地读一遍，重要的文章应多看几遍，看修改是否恰当，修改后的文章是否符合准确、鲜明、生动的要求。检查性阅读不同于开始的通读。通读属于“略读”，重在结构和内容，对细枝末节（如用词不当、错字、漏字、标点符号的运用等）可暂不推敲。而修改后的检查性阅读是“点读”，即逐字逐句地读，不放过任何细节。这两种阅读方式各有长短。略读的长处是可以使注意力集中于主要问题，能较快地把握材料的中心思想和主要内容;短处是不便于发现细节性错误。点读的好处是能够发现细微的错误。比如，“中华人民和共国”这个词组，因受习惯支配，容易造成错觉，一看到“中华人民”马上就联想到“中华人民共和国”，因此，略读往往会忽略“和”与“共”的颠倒，而通过点读就能发现其中的错误。当然，点读也有缺点，即对细节注意得多，不容易形成整体印象。因此，修改过程中的阅读，应根据需要灵活采用这两种方式。比如，通读原稿时用略读的方式;作检查性阅读时用点读的方式;着手修改时，把略读与点读结合起来。这样就可以发挥两种阅读方式的长处，提高修改的效率和效果。如果是修改讲稿，最好读出声来，一边读一边想，边读边改。这样，一些不妥当的词语、不通顺的句子、前言不搭后语的段落，就比较容易发现，并随手修改，使之看着顺眼、读着顺口、听着顺耳。
二、集体修改
集体修改，就是集众人之智，多人共同修改一篇文章。这种组织方法在机关大型文字材料写作中经常采用。领导讲话、调查报告、汇报材料、经验材料、工作总结等大型文字材料，很少是由一人独立完成的。执笔者中，有的实践经验丰富，有的理论水平较高，有的文字功底扎实，有的掌握资料全面。因此，集体写、集体改，有利于发挥众人特长，集中集体智慧,不仅更有利于把文章改好，而且对每个参加者都是很好的学习机会。集体修改一般采取以下四种方式:
一是集体讨论，专人执笔。在分头审读初稿的基础上，把所有执笔者集中起来，讨论初稿，各抒己见，提出修改意见。基本形成统一意见后，推举一人，根据大家的意见修改。当稿子不太成熟，毛病较多，需作较大改动时，多采取这种方式。
二是集体讨论，边议边改。有关人员在通读原稿的基础上，从头至尾，逐层逐段，边讨论边修改。这种方式一般适用于主题基本明确、结构基本合理，只需进行精细加工、不需要大改的文章。
三是印发初稿，征求意见。就是把初稿打印出来，发给有关单位、部门和人员征求意见。印发时一般要附上一份说明，把材料的背景和用途、提出意见的时间和方式等交代清楚，使阅稿者有所遵循，以便统一收回修改。这种情况适用于已经基本成熟的大型文字材料，如党委工作报告、年度工作总结和建设规划、重大决定等。
四是重点走访，个别征询。重点走访，就是就材料中的某个问题，特别是专业性较强的问题，有重点地走访一些领导同志和专业人士，听听他们的见解，从中获得教益、受到启发。个别征询，就是执笔者有选择地当面或电话征求某些同志的修改意见。一般是听取对局部问题的意见，供修改时参考。
为使集体修改取得好的效果，应注意以下几个问题:选好人员。选好参与修改的人员很重要。如果人员选择不当，不仅不能“点石成金”，还有可能“点金成铁”。一般情况下应选择以下人员:一是初稿的起草者;二是分管此项工作的领导;三是熟悉有关情况的同志;四是精通有关业务的同志;五是文字水平较高的同志。
一是说明情况。在正式修改前，要向参与修改的同志说明有关情况。以修改领导讲话为例，要说明会议的主题、讲话的对象和目的、上级的有关精神、本单位领导的有关要求、作者的基本思路等。这是大家思考问题、畅抒己见的基本依据。如果参与改稿的同志对上述情况不清楚，就不可能谈出中肯的意见，不仅对修改无助，还可能把方向引偏。
二是定好调子。就是正式改稿前，共同商定几条修改原则，明确修改的重，点。定调子是大前提。调子定了，大家的思考方向才能趋于一致，才能形成统一的修改意见，才能提高工作效率。否则，在修改中就很难统一思想，有时会形成顶牛意见，相持不下，使修改难以进行。
三是适时裁决。集体讨论，很可能形成众说纷纭的局面。在此情况下，牵头的同志要适时裁决。所谓适时，就是在大家充分发表意见的基础上，对各方面的意见进行综合、分析、辨别，对看准了的，要适时表明态度，尽快落到纸上。裁决不能过早，否则，大家不能畅所欲言，就失去了集体修改的意义;裁决也不能过迟，如果大家已经充分发表了意见，牵头人还迟迟不作裁决，任其争论下去，就会无为地浪费时间。
